Giới thiệu

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN KHOA PHÒNG

Tổ chức Hành chính

1.     Lịch sử hình thành

Phòng Tổ chức Hành chính - Phân viện Pháp y Quốc gia được tách ra từ phòng Tổ chức Hành chính tổng hợp theo Quyết định số 126/QĐ - PYQG ngày 21/07/2014 của Viện Pháp y Quốc gia về việc tách khoa, phòng.

2.     Nhân sự

2.1.         Họ tên trưởng, phó khoa, phòng các giai đoạn

- Hiện tại: CN.Vũ Thị Huyền được giao phụ trách phòng Tổ chức Hành chính từ  ngày 01 tháng 04 năm 2016.

Trước đây:

- Từ ngày 01 tháng 09 năm 2014: sau khi tách khoa phòng, BS.Nguyễn Thanh An được giao phụ trách phòng.

- Từ ngày 01 tháng 07 năm 2015: ThS.Nguyễn Đức Nhự - Phân viện trưởng kiêm phụ trách phòng Tổ chức Hành chính sau khi BS.Nguyễn Thanh An nghỉ việc.

2.2.         Danh sách cán bộ hiện tại 

3.     Chức năng nhiệm vụ: (Ghi theo quy chế hoạt động của khoa, phòng)

3.1.         Chức năng:

Phòng Tổ chức - Hành chính Phân viện Pháp y Quốc gia tại thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phân viện trưởng, có chức năng tham mưu giúp Lãnh đạo Phân viện về công tác tổ chức, công tác tổ chức nhân sự, công tác hành chính quản trị, công tác vật tư - thiết bị, công tác xây dựng phục vụ chuyên môn, giám sát công tác Tổ chức - Hành chính các Khoa, Phòng của Phân viện.

3.2.         Nhiệm vụ:

a. Công tác tổ chức:

- Tham mưu giúp Phân viện trưởng xây dựng phương án, sắp xếp tổ chức bộ máy, quy hoạch đội ngũ cán bộ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Phân viện nhằm thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, kế hoạch được giao.

- Tham mưu giúp Phân viện trưởng quản lý về tư tưởng, phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức thuộc Phân viện.

- Nghiên cứu, quán triệt các chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước và của ngành Y tế để tham mưu giúp Viện trưởng giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, chính sách lao động tiền lương, phụ cấp, trợ cấp, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu, thôi việc đối với cán bộ, viên chức thuộc Phân viện.

- Nắm vững tình hình nhân lực, theo dõi chấm công, kỷ luật lao động, đề xuất nội quy cơ quan, soạn thảo hợp đồng lao động và thống kê nhân lực báo cáo cấp trên theo quy định.

- Tham mưu cho Phân viện trưởng về công tác thi đua khen thưởng.

- Tham mưu cho Phân viện trưởng xây dựng kế hoạch, làm các thủ tục cử cán bộ, viên chức thuộc sự quản lý của Phân viện đi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, trình độ quản lý, chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ công tác, ngoại ngữ trong nước và nước ngoài.

- Tổ chức thực hiện các quy định về công tác Bảo vệ chính trị nội bộ, thẩm tra, xác minh, quản lý chặt chẽ hồ sơ cán bộ, viên chức, đảm bảo an ninh.

- Xây dựng kế hoạch, biên chế, tổ chức huấn luyện Tư vệ cơ quan, thực hiện nhiệm vụ bảo vệ trật tự an ninh trên địa bàn.

b. Công tác Hành chính

- Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ, khánh tiết trong các Hội nghị, các dịp Lễ, Tết và những yêu cầu khác của Phân viện.

- Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị chuyên môn, máy điều hòa, xe ô tô, xe chuyên dụng, các thiết bị văn phòng và chuyên môn khác…

- Đảm bảo phương tiện vận tải, xe phục vụ lãnh đạo và viên chức đi công tác, phục vụ khám nghiệm.

- Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (Vườn hoa, cây cảnh, nơi công cộng…).Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong toàn Phân viện.

- Đảm bảo công tác trật tự an ninh chung, duy trì và bảo quản tốt hệ thống sổ sách hành chính bảo vệ, tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong Phân viện.

- Đảm bảo việc lập kế hoạch mua sắm vật tư văn phòng, văn phòng phẩm cho toàn Phân viện theo quy định.

- Đảm bảo thông tin, liên lạc.

- Đảm bảo các thủ tục hành chính cho cán bộ, nhân viên trong toàn Phân viện (công lệnh, giấy giới thiệu, lệnh điều xe…) và khách hàng khi có yêu cầu (đóng dấu vào công lệnh, xác nhận công văn đến…)

- Đảm bảo thanh toán tiền điện, nước, điện thoại.

- Đảm bảo hệ thống nối mạng nội bộ, internet được thông suốt; các thiết bị phục vụ văn phòng ( máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy điện thoại, máy fax, hệ thống chiếu sáng của các Khoa phòng và xung quanh trụ sở làm việc…) hoạt động bình thường, ổn định.

- Chụp ảnh các sự kiện có liên quan đến Phân viện, lưu trữ và kịp thời chuyển ra phòng công nghệ thông tin Viện Pháp y Quốc gia để đưa lên trang web của ngành (trong điều kiện Phân viện chưa có trang web).

- Đảm bảo hệ thống cấp thoát nước, hệ thống cống rãnh thông thoát, xử lý chất thải trong Phân viện ( rắn, lỏng, khí).

- Đảm bảo hệ thống giao thông nội bộ.

- Đảm bảo hệ thống điện nội bộ.

- Quản lý nhà cửa, kho tàng, vật tư thiết bị thông dung, tài sản công cộng thông dụng của cơ quan (Phương tiện vận tải, tài sản phòng các Lãnh đạo Phân viện, hội trường, hệ thống âm thanh, phòng họp…).

- Tổ chức thực hiện việc sử chữa hoặc khai thác các dịch vụ từ bên ngoài để sử chữa nhà cửa, điện nước, thiết bị thông dụng (Điều hòa, hệ thống chiếu sáng, bàn, ghế, tủ…) duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch và đột xuất.

- Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong Phân viện.

- Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành máy móc thiết bị thông dụng của các khoa, phòng trong Phân viện.

- Xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng (xăng, dầu, dầu nhờn, xà phòng…) trình Phân viện trưởng và tổ chức thực hiện.

- Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng để báo cáo Phân viện trưởng.

- Tổ chức tốt công tác quản lý các công văn đi và đến của Viện theo luật văn thư, lưu trữ.

- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật.

- Trình ký và gửi công văn đi, tiếp nhận và phân phối công văn đến.

- Tổ chức hệ thống bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo luật văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện bảo quản, khai thác tài liệu, hồ sơ lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

c. Công tác cung ứng vật tư - thiết bị

- Lập kế hoạch công tác của phòng, kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng của các Khoa, phòng trong Phân viện theo kế hoạch đã duyệt, đáp ứng nhu cầu chuyên môn, triệt để tiết kiệm.

- Hàng năm, trên cơ sở số lượng tồn kho và dự trù của các khoa, phòng để lập kế hoạch mua sắm, tổ chức thực hiện và tiếp nhận nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời hóa chất, vật tư tiêu hao và các dụng cụ thông dụng trong phạm vi được phân công phục vụ công tác chuyên môn của Phân viện.

- Tham mưu giúp Phân viện trưởng quản lý các trang thiết bị của các khoa chuyên môn tromg Phân viện.

- Lập hồ sơ quản lý, theo dõi tình trạng các máy móc, trang thiết bị chuyên dụng; đề xuất các biện pháp và tổ chức thực hiện bảo trì, bảo dưỡng và thanh lý các máy móc thiết bị hư hỏng thuộc phạm vi phụ trách.

- Quản lý tốt việc giao nhận thiết bị cho khoa phòng sử dụng theo quy định.

- Tham gia vào các ban điều hành, quản lý các dự án liên quan đến xây dựng Viện.

d. Công tác khác:

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Viện trưởng và Phân viện trưởng.

4.        Tóm tắt quá trình và kết quả hoạt động:

4.1.         Tóm tắt quá trình

- Tiền thân của phòng Tổ chức Hành chính được tách từ Phòng Tổ chức hành chính tổng hợp theo quyết định số 126/QĐ-PYQG ngày 21 tháng 7 năm 2014 của Viện trưởng Viện Pháp y Quốc gia.

- Phòng Tổ chức hành chính tổng hợp được thành lập theo quyết định số 126/QĐ-PYQG  ngày 19 tháng 10 năm 2011 của Viện trưởng Viện Pháp y Quốc gia. TS Văn Công Phước là Viện Phó Viện Pháp y Quốc gia – phụ trách Phân Viện – kiêm trưởng phòng Tổ chức hành chính tổng hợp. Nhân viên của phòng gồm có: Trần Huỳnh Long, Hoàng Thị Mỵ Nương, Nguyễn Hồng Hạnh, đến ngày 01/ 11/ 2011 có thêm Vũ Thị Huyền.

- Ngày 01/6/2012, TS.Văn Công Phước được nghỉ hưu theo chế độ, không có người phụ trách phòng.

- Ngày 05/12/2012, CN Trần Huỳnh Long - được phân công phụ trách phòng Tổ chức hành chính tổng hợp.

- Ngày 01/ 7/ 2013, CN Trần Huỳnh Long - được bổ nhiệm làm phó trưởng phòng - phụ trách phòng Tổ chức hành chính tổng hợp.

- Ngày 19/ 5 /2014, phòng Tổ chức hành chính tổng hợp có thêm nhân viên mới là Dược sĩ cao đẳng Nguyễn Thị Hằng, nâng tổng số nhân viên của phòng lên 05 người gồm: Trần Huỳnh Long, Hoàng Thị Mỵ Nương, Vũ Thị Huyền, Nguyễn Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Thị Hằng.

- Ngày 01/6/2014, CN.Trần Huỳnh Long - được bổ nhiệm làm trưởng phòng - phụ trách phòng Tổ chức hành chính tổng hợp.

- Từ ngày 01/08/2014, theo Quyết định số 126/QĐ - PYQG ngày 21/07/2014 của Viện Pháp y Quốc gia về việc tách khoa, phòng Tổ chức Hành chính - Phân viện Pháp y Quốc gia được tách ra từ phòng Tổ chức Hành chính tổng hợp, nhân viên phòng bao gồm: Vũ Thị Huyền,Phạm Mạnh Hùng,Nguyễn Thị Hồng Hạnh.

- Từ ngày 01/09/2014: sau khi tách khoa phòng, BS.Nguyễn Thanh An được giao phụ trách phòng.

- Từ ngày 01/07/ 2015: ThS.Nguyễn Đức Nhự - Phân viện trưởng kiêm phụ trách phòng Tổ chức Hành chính sau khi BS.Nguyễn Thanh An nghỉ việc.

- Từ ngày 01/11/2015: phòng có thêm nhân viên mới là CN.Trần Hồng Phong.

- Từ ngày 01/04/2016: CN.Vũ Thị Huyền được giao phụ trách phòng Tổ chức Hành chính.

4.2.         Kết quả hoạt động

Sau khi được tách ra từ phòng Tổ chức Hành chính tổng hợp, phòng đã luôn cố gắng hoàn thành tốt các công việc theo đúng chức năng nhiệm vụ của phòng; một số kết quả cụ thể như:

- Theo dõi công tác thi đua, tập hợp bình xét ABC. Theo dõi chấm công, tập hợp và theo dõi phép của cán bộ viên chức tại Phân Viện.

          - Lưu công văn giấy tờ theo số mới. Đảm bảo tốt công tác văn thư, lưu trữ.

- Phối hợp chuẩn bị tốt các sự kiện, hội nghị, hội thảo, lớp học... được tổ chức tại Phân viện.

- Cung ứng kịp thời văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao và trang thiết bị chuyên môn hàng quý cho các khoa, phòng Phân viện.

- Thực hiện tốt việc quản lý tài sản như mua sắm mới, thanh lý và kiểm kê tài sản hàng năm của Phân viện.

- Hăng hái tham gia các phong trào, các  đợt thi đua do Viện và Phân viện phát động.

- Mua sắm, sửa chữa nhỏ và sửa chữa thiết bị máy móc theo đề nghị của các khoa, phòng đã được lãnh đạo duyệt.

- Đảm bảo tốt các công tác điện nước, Internet, thông tin liên lạc và các thiết bị, máy móc văn phòng.

- Đảm bảo tốt công tác vệ sinh trong và ngoài khuôn viên của Phân Viện, đảm bảo tốt công tác phòng cháy chữa cháy cho toàn Phân viện.

- Cử cán bộ hỗ trợ phòng Kế hoạch Tài chính tiếp tục thực hiện việc giao nhận hồ sơ lưu trữ với các khoa chuyên môn.

- YS.Hùng phụ giúp công tác giám định theo sự phân công.  

- Đảm bảo công tác thường quy theo chức năng nhiệm vụ của phòng.

5.        Phương hướng phát triển thời gian tới

- Tham mưu giúp Phân viện trưởng xây dựng phương án, sắp xếp tổ chức bộ máy, quy hoạch đội ngũ cán bộ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Phân viện nhằm thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, kế hoạch được giao.

- Tham mưu giúp Phân viện trưởng quản lý về tư tưởng, phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức thuộc Phân viện.

- Nắm vững tình hình nhân lực, theo dõi chấm công, kỷ luật lao động, đề xuất nội quy cơ quan, soạn thảo hợp đồng lao động và thống kê nhân lực báo cáo cấp trên theo quy định.

- Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ, khánh tiết trong các Hội nghị, các dịp Lễ, Tết và những yêu cầu khác của Phân viện.

- Quản lý nhà cửa, kho tàng, vật tư thiết bị thông dung, tài sản công cộng thông dụng của cơ quan (Phương tiện vận tảI, tài sản phòng các Lãnh đạo Phân viện, hội trường, hệ thống âm thanh, phòng họp…).

- Sửa chữa và mua sắm theo yêu cầu của các khoa, phòng được lãnh đạo duyệt đúng quy trình, nhanh chóng, kịp thời.

- Nghiên cứu, đề xuất các ý kiến, phương án nhằm hỗ trợ tốt hơn cho công tác của phòng.

- Tham gia các hoạt động chung của Phân Viện và Viện theo sự phân công.

- Tiếp tục thực hiện công việc thường quy của phòng Tổ chức hành chính theo phân công chức năng nhiệm vụ.

6.        Các thành tích nổi bật ( Thi đua, NCKH, đào tạo...)

- Tập thể: Phòng đạt danh hiệu tập thể Lao động tiên tiến qua các năm.

- Cá nhân:

- Nguyễn Thị Hồng Hạnh đạt danh hiệu Cá nhân xuất sắc trong đợt thi đua ngắn ngày năm 2014 do Công đoàn Viện phát động.

-Phạm Mạnh Hùng đạt danh hiệu Cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong việc thực hiện nhiệm vụ năm 2014